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Melhoria contínua: 6 dicas para aprimorar continuamente seu escritório de advocacia

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Por Vinicius Marques

Aprimorar continuamente o escritório de advocacia pode promover uma série de vantagens, como o aumento da produtividade no trabalho, a maior da fidelização dos consumidores e a redução de desperdícios. Por isso, é importante aprender sobre melhoria contínua.

Em resumo, você pode pensar na melhoria contínua como o conjunto de práticas para que o escritório avance um pouco mais diariamente, tornando-se melhor no que realiza. Contudo, para que isso se torne realidade, é crucial investir em processos, pessoas e tecnologias.

Ao longo deste artigo, apresentamos 6 dicas para aprimorar continuamente seu escritório de advocacia e obter resultados acima da média do mercado. Então, continue a leitura.

1. Descubra o que realmente importa

Seu escritório de advocacia pode melhorar em praticamente tudo, mas não em tudo ao mesmo tempo. Os recursos aplicados na melhoria (como tempo, energia e dinheiro) são escassos, limitados; tornando-se importante aplicá-los onde realmente importa.

Então, comece com a seguinte questão: onde realmente preciso melhorar?

A resposta tende a variar muito, dada sua estratégia de atuação no mercado, objetivos de longo prazo e resultados obtidos nos últimos meses. Não se contente com a primeira resposta, reflita sobre a questão e vá um pouco mais fundo.

Faça uma lista de prioridades de coisas que precisam melhorar para que seu escritório se torne mais competitivo. Numere-a de forma decrescente, das melhorias mais importantes e urgentes para aquelas secundárias. Assim, saberá o que realmente importa.

2. Conheça os números do seu escritório

Talvez você já tenha ouvido a frase “se não pode medir, não pode gerenciar”, atribuída à Peter Drucker. Significa que para administrar seus recursos e prioridades, melhorando-os de modo contínuo, é necessário conhecer os números relacionados ao seu escritório.

Felizmente, existem muitos números úteis, capazes de balizar seu progresso. Também chamados de métricas ou indicadores-chave de desempenho, comumente estão ligados aos fatores que determinam o sucesso do negócio no curto e/ou longo prazo, por exemplo:

  • qualidade das rotinas jurídicas;
  • ações marketing e/ou vendas;
  • processos do setor financeiro;
  • administração dos recursos humanos.

Para conhecer bem seus números, nada melhor do que contar com boas tecnologias gerenciais. Sistemas de gestão cruzam enormes quantidades de dados, geram relatórios e painéis de controle que facilitam a compreensão e acompanhamento dos resultados

3. Pense na melhoria como um ciclo

A melhoria não é exatamente um processo com início, meio e fim. Pelo contrário. É uma jornada que exige dedicação quase contínua para idealizar e aplicar soluções, depois avaliar seus resultados e promover ajustes. Portanto, é espécie de ciclo.

Existem muitos modelos para a melhoria contínua que podem ser aplicados dentro do seu escritório, por exemplo, o six sigma ou lean startup. O modelo mais conhecido é o chamado ciclo PDCA, um acrônimo de quatro palavras com origem no inglês:

  • plan (planejar): definir o que deve ser melhorado e como;
  • do (executar): aplicar a melhoria com a equipe de trabalho;
  • check (checar): avaliar os resultados obtidos e suas causas;
  • act (agir): agir com base no resultado, padronizando ou ajustando.

Entender o conceito de PDCA é simples. Colocá-lo em prática, não é. Idealizar e aplicar soluções, depois mensurar e agir sobre seus resultados, exige capacidade técnica, motivação e trabalho conjunto. Então, não espere por um trabalho fácil e tranquilo.

4. Descubra a causa real dos problemas

Para melhorar, é necessário identificar e administrar bem as causas dos efeitos. A falta de produtividade da equipe, por exemplo, pode estar sendo causada por processos morosos e tecnologias obsoletas. Ao identificar a causa, fica mais fácil corrigir o problema.

Então, é essencial investigar a causa real dos problemas, também denominada causa-raiz. Nesse caso, uma ótima ferramenta é o chamado Diagrama Ishikawa, que desdobra efeitos em causas e subcausas, até encontrar o problema central que deve ser solucionado.

Para identificar uma causa, primeiro, não confunda correlação com causalidade. Algumas coisas podem ser apenas coincidência, então é preciso refletir um pouco mais. Segundo, não trabalhe isoladamente. Peça a ajuda da equipe e envolva mais talentos no processo.

5. Invista no treinamento dos profissionais e equipes

É quase impossível melhorar continuamente, se os profissionais não desenvolvem novas competências. Sobretudo em escritórios de advocacia, a melhoria depende das habilidades técnicas e comportamentais das pessoas que lidam com o volume de trabalho diário.

O treinamento dos profissionais tem três grandes benefícios:

  1. promove o desenvolvimento dos indivíduos e, por consequente, do escritório;
  2. revela preocupação com o crescimento dos profissionais, o que gera motivação;
  3. nutre o time com as competências necessárias à melhoria contínua.

Assim, investir em capacitação pode garantir o crescimento e aprimoramento da empresa e das rotinas, bem como a qualificação e a motivação da força de trabalho.

Para investir em treinamento, comece definindo quais competências precisam ser criadas ou aprimoradas. A oratória e o conhecimento da legislação, por exemplo. Em sequência, defina o melhor canal (meio) para o desenvolvimento, como workshops ou plataformas online.

6. Adote tecnologias que facilitem o progresso

Por fim, é importante falar em tecnologia. Bons softwares de gestão podem agregar uma enorme de quantidade de benefícios ao local de trabalho, aprimorar as decisões tomadas ao longo do expediente e refletir diretamente na melhoria do escritório.

Existem muitos tipos de tecnologias, como aplicativos de comunicação e monitoramento da performance do time. O ideal, porém, é contar com um ERP (Enterprise Resource Planning), sistema que integra os vários recursos e departamentos da empresa em um único lugar.

Entre os benefícios do ERP, pode-se destacar:

  • centralização da comunicação entre profissionais e setores do escritório;
  • acompanhamento (follow-up) dos processos judiciais e rotinas de trabalho;
  • monitoramento dos números ligados às várias áreas do empreendimento;
  • geração de relatórios gerenciais que melhoram a tomada de decisão diária.

Para escolher o melhor ERP, primeiro, atente-se ao grau de especialidade. Alguns sistemas são genéricos e outros, focados em escritórios de advocacia. Além disso, avalie a cobertura das suas funções, isto é, se realmente atendem às exigências do seu dia a dia no trabalho.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se que a melhoria contínua não é uma ação isolada. É um movimento cíclico que demanda profissionais competentes, processos bem estruturados e tecnologias alinhadas com a realidade do escritório. Seus benefícios são diversos, por exemplo, o aumento da competitividade e crescimento da organização.

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18/10/2021

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