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20 dicas práticas para uso de sistemas de gestão para advogados

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Por Vinicius Marques

1. Sempre antes de cadastrar um cliente no sistema, pesquisar se ele já não foi cadastrado. Evita cadastros em duplicidade e assim, minimiza erros de relatórios e informação.

2. Não usar tudo maiúsculo, optar por maiúsculo e minúsculo. Tudo em maiúsculo gera dificuldade de leitura. Aprendemos a ler em maiúsculo e minúsculo, não é mesmo?

3. Tentar o máximo de informações para o cadastro. Quanto mais dados e informações melhor. Quanto mais o sistema tiver informações, melhor será o cadastro. Quanto melhor o cadastro, mais útil o sistema e quanto mais útil o sistema, mais as pessoas a ele se dedicam e usam.

4. Não usar acentos. Embora a grande maioria dos sistemas hoje saiba procurar com e sem acentos da mesma forma, é melhor verificar se o seu sistema faz isto ou não antes de criar a regra de usar acentos.

5. Cuidar sempre o português do cadastro e frases de concordância. Precisa comentar?

6. Peças a serem anexadas no sistema serão em formato word ou pdf? Muitos pensam melhor ser em pdf, mas analise a realidade do escritório/departamento: usaremos as peças para modelos? Então, melhor que sejam em word.

7. Deve haver um prazo para troca da senha do sistema. Pode parecer bobagem, mas as mesmas senhas sempre podem gerar uma falha de segurança séria. Troque periodicamente as senhas, inclusive as de email, banco, etc.

8. Sugestão de login: email do escritório. Use algo único, como email do escritório ou nome e sobrenome. Esta padronização é útil.

9. Sugestão de senha: Pelo menos 8 caracteres, entre letras e números e caracteres especiais como: *&#@}\. Pense em algo como um número de celular (não o seu, óbvio), mais algumas palavras e caracteres, algo como Gus9911!4456, onde os números seriam de algum conhecido o celular e letras em maiúsculo e minúsculo do meu nome… Simples de memorizar e uma senha complexa de ser descoberta!

10. Tudo que for relativo a prazo, compromisso, etc deve estar na agenda. Devemos separar a agenda por tipos (compromisso, prazo, diligência, pendência, audiência, particular, etc) visando termos filtros fáceis e diretos. Fundamental, quanto mais indicadores tivermos para pesquisa, melhor teremos a informação.

11. Sistemas web somente salvam se clicar no item salvar. Não existe salvamento automático! Cuidado, seu sistema funciona em navegador (browser)? Isto é regra!

12. Tudo que for lançado no sistema deve ter um propósito para fins de relatório futuro. Lançar apenas por lançar é perder a informação. Pense com carinho antes de lançar informações, pois mesmo simples, podem ser úteis para depois.

13. Cuidado a selecionar algo, sempre selecione na caixa de seleção e depois clique fora da caixa, senão ao rolar o mouse ou teclado poderá mudar o que está na caixa de seleção do sistema. Um erro bobo e comum que atrapalha relatórios e informação.

14. Internet é fundamental em termos de sistemas jurídicos e processo eletrônico. Sem uma segunda internet no escritório (contingência), seja ela adsl ou pen modem, você está em risco. Analise com carinho a sua internet. Cada vez mais você depende dela, inclusive para o processo eletrônico.

15. Normalmente há diversas formas de salvar documentos em cada software. Use a especificada pelo desenvolvedor. Salvar petições no financeiro de nada resolverá ao propósito. Salve no local adequado. Essencial aprender a usar o sistema como ele foi designado, para aproveitar toda potencialidade do mesmo!

16. Muitos softwares hoje geram documentos automaticamente. Aprenda a usar este recurso e confira os dados após a elaboração do documento antes de imprimir. Recursos bem usados economizam tempo e dinheiro. Aprenda a usar o seu sistema tendo foco na gestão!

17. Use o software diariamente. Esteja com ele sempre aberto e lance o máximo possível de informação. Além do fatídico email, o sistema deve ser essencial para gestão do negócio (se você já usa softwares de workflow, pode até deixar o email de lado também!)

18. Cada usuário possui uma permissão de acesso no sistema. Se não abrir algo, não se desespere, primeiro verifique com o administrador do software interno (pessoa do escritório mais preparada/treinada no software) se não é um requisito de licença de uso apenas. Jamais, nunca, em hipótese nenhuma dê a sua senha a algum colega. Não conseguiu fazer o que precisava? Procure o suporte.

19. O suporte do software deve ser eficiente. Algumas empresas cobram por isto. Bom ficar atento a esta realidade. Analise se tem suporte na sua cidade, telefone sem ser interurbano, representantes, etc… Na hora que precisar, gastar a mais por isto não vale a pena.

Ué, não eram 20 dicas?

Sim, a última é: Use o sistema junto com a gestão do seu negócio e não o contrário. Gestão vem em primeiro lugar, tecnologia logo em seguida e crítica e mudança contínua fazem o sucesso de qualquer escritório ou departamento.

Pense e repense o seu negócio com frequência e não apenas a parte estratégica. A parte operacional é que o mantém funcionando!

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03/06/2021

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